DO ZAKRESU DZIAŁANIA WYDZIAŁU
ORGANIZACYJNEGO NALEŻY:
1. Prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i zażaleń wpływających do Urzędu. 2. Przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i zażalenia oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwego Wydziału. 3. Zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd. 4. Obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza. 5. Prowadzenie ewidencji korespondencji i wysyłanie korespondencji na zewnątrz Urzędu. 6. Prowadzenie zbioru przepisów gminnych, uchwał i zarządzeń dostępnych do publicznego wglądu. 7. Ewidencjonowanie i koordynowanie pracy Wydziałów w zakresie terminowości przygotowania projektów odpowiedzi na skierowane do Burmistrza interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady. 8. Przygotowanie i prowadzenie ewidencji wydanych upoważnień i pełnomocnictw. 9. Prowadzenie kontroli wydziałów Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych w celu ustalenia sposobu realizacji przepisanych im zadań i terminowości . 10. W zakresie spraw osobowych: 1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, 2) zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych, 3) obsługa Komisji Dyscyplinarnej I Instancji, 4) przygotowanie projektu planów urlopów wypoczynkowych, 5) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy, 6) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy, 7) ewidencja czasu pracy pracowników, 8) kompletowanie wniosków emerytalnych i rentowych, 9) organizowanie szkolenia
i doskonalenia zawodowego pracowników.
11. Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu poprzez: 1) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd, 2) prowadzenie remontów i napraw bieżących budynku Urzędu, 3) konserwację i naprawy inwentarza biurowego, 4) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym w materiały biurowe i kancelaryjne, prenumerata czasopism i dzienników urzędowych, 5) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych, 6) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami, 7) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego, 8) nadzór nad urządzeniami powielającymi, łącznością telefoniczną, faksową i elektroniczną, 9) nadzór nad sprzętem komputerowym, 10) planowanie i nadzór realizacji inwestycji w zakresie informatyki, 11) zamawianie, kasacja oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i stempli, 12) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, 13) prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych pod względem ilościowym. 12. Obsługa centrali telefonicznej. 13. Zapewnienie prawidłowych warunków BHP i przeciwpożarowych, prowadzenie spraw zespołu powypadkowego i programowanie szkoleń BHP. 14. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej. 15. Prowadzenie spraw dotyczących praktyk w Urzędzie studentów i uczniów szkół średnich. 16. Opracowanie dokumentacji normującej ochronę danych osobowych w Urzędzie. 17. Realizacja zadań zleconych w zakresie organizacji wyborów Prezydenta, do Sejmu i Senatu, samorządu terytorialnego i innych. 19.Prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem, utrzymaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością w urzędzie zgodnego z normą PN EN ISO 9001:2000. |
|